Como administrar un negocio pequeño sin morir en el intento

 

Dentro de la experiencia que he adquirido dentro del negocio familiar, con el tiempo he ido aprendiendo nuevas cosas que me han ayudado a reforzar el conocimiento que obtuve durante la universidad y la maestría en línea. Sin duda, cómo administrar un negocio pequeño es una de las grandes problemáticas para todo tipo de emprendedor, ya que muchas veces tienes que actuar por puro instinto y racionamiento del momento porque no hay alguien más que te marque el camino. Al final, eso es lo que hace a los emprendedores lo que son, líderes que muestran el camino y el rumbo de una organización para convertirla en exitosa.

Escribo este post para que sea una ayudar a todo aquel emprendedor o pequeño empresario. Para quizá resolver algunas dudas que quizá están buscando responder. El éxito de un emprendedor requiere de elementos clave. No es fácil tener que lidiar con todo lo que rodea a una empresa. Desde proveedores, empleados, Hacienda y clientes hasta el manejo del inventario, equipo, cuidado de la tienda, imagen, publicidad, etc. Son temas que pueden estresar y ser un total dolor de cabeza. Por lo que debes poner atención en al menos disminuir ese estrés, y enfocarte en que la resolución de problemas fluya de manera natural y lo puedas resolver de manera sencilla. Siempre habrá problemas para un empresario, y tu habilidad para deshacerte de esos obstáculos te ayudarán a mejorar día a día.

Te dejo aquí mi experiencia sobre como administrar un negocio pequeño.

Como administrar el dinero de mi negocio

El manejo de flujo de efectivo para un negocio puede sonar algo muy complicado si no tienes conocimientos básicos sobre administración. Muchas frases como “No tengo dinero”, “No me alcanza para pagar”, “Necesito de más tiempo para pagar al proveedor” etc, son muy comunes de escuchar entre los dueños de pequeños negocios. Seguramente te podrías sentir identificado si has dicho algo así, o batallas normalmente con el manejo del dinero.

Aquí te dejo un ejemplo fácil y como me ha servido la experiencia adquirida a tener un mayor control sobre como administrar el dinero de mi negocio.

Supongamos que comercializo patitos de hule y tengo ventas de contado.

1. Conoce tus Ingresos

Al mes vendo 1000 patitos de hule a $10. Entonces recibo de ingresos $10,000. Matemáticas simples.

Lo que tengas de ingresos los irás conociendo conforme vaya pasando el tiempo. Lleva un registro de ingresos mensuales para saber de cuanto dinero dispones mes con mes y así poder realizar un mejor control de los gastos.

2. Conoce tus Costos de Venta

Comprarle a mi proveedor los patitos de hule me cuestan $4 (Costo de Venta). Entonces los costos totales al mes fueron de $4000. De dónde salieron esos $4ooo, de la multiplicación de los 1000 patitos de hule vendidos por el valor de su costo. Hasta ahorita lo más sencillo.En este punto es importante recalcar sobre como administrar un negocio, ya que esos $4000 representan dinero que los tengo  que reinvertir para que vuelvas a comprar 1000 patitos.

De gastarte todo el ingreso en otras cosas, y no en volver a comprar tu inventario, es una de las razones principales por las que no logran tener a tiempo inventario para volver a vender.

Un costo de ventas ideal es aquel que oscile entre 40%-60% de los ingresos. Entre menor sea el costo de ventas mejor para tu negocio. Conocer el costo de ventas también te permitirá fijar un precio y saber cual es tu utilidad bruta después de una venta.

3. Lleva un control de tus Gastos Fijos

Seguimos suponiendo que guardé esos $4000, entonces me quedan $6000 de los ingresos porque ya le resté el costo del producto. Además, tengo dos empleados que le pago al mes $500 a cada uno, tengo que pagar una renta de $2,000, tengo que pagar $500 de luz, agua, teléfono e internet. Mis costos fijos son un total de $3,500 y para pagarlos tengo que usar de los ingresos que me quedaron. $6000 menos $3500 me queda $2500.

La renta es uno de los males que aquejan mucho a las pequeñas empresas. Si bien hay quienes dicen que es más barato rentar que comprar, a largo plazo siempre convendrá tener un local propio para eliminar este gasto. Si tienes la oportunidad de comprar, compra! De no ser posible, la renta puede representar desde un 10% hasta un 50% de los ingresos. Busca el lugar que sea el más adecuado en cuanto a ubicación, espacio y costo. La publicidad es un gasto que lo puedes mantener fijo para ayudar a tu empresa a llegar a más personas, aprovecha también la publicidad gratis que hay en internet para bajar costos. También trata de reducir los demás gastos para que te quede una mejor utilidad neta.

4. Págate un salario

Ya tengo los $2500 libres para mi! Otro error. Creer que lo que queda después de cubrir costos fijos y costos variables es todo para ti, también es caer en una mala práctica. La caja chica del negocio no es la caja chica de tu bolsillo. Aprende y disciplínate a establecer un salario propio.

Lo que aconsejo normalmente a otros emprendedores, es que asignen a los salarios entre 20% y 30% del valor de los ingresos.

En este ejemplo sería que si mis empleados representan $1000 al mes, el restante para completar el 20% serían otros $1000 que bien podrías fijarlo como tu salario.

Y si no te alcanza para vivir con el porcentaje que asignaste, entonces preocúpate por generar más ingresos para que puedas subir tu salario.

5. No olvides los impuestos

Ya me pagué mi salario, entonces, qué hago con los $1500 restantes? Recuerda que todos tenemos un socio que quiere un porcentaje de nuestro pastel, así es, Hacienda. Depende del tipo de registro que tengas será el porcentaje de impuestos que te pedirá. No soy experto en el tema de impuestos, pero es importante que mantengas también el efectivo para pagar.

6. Enfócate en crecer

Bueno, el gobierno ya se quedó con una parte, ahora sí, qué sigue? REINVERTIR, lo más importante de un negocio es que se mantenga en constante innovación y crecimiento. Qué pasaría si un día alguien llegara a comprarme más de 1000 patitos de hule y yo solo tengo una cantidad menor, estaré perdiendo dinero! Es necesario ir conociendo al mercado y saber cuáles son las temporadas altas y bajas. También invertir en equipo o en mejorar tu local puede darte un valor agregado frente a tus consumidores. Para crecer hay que reinvertir, y si quieres que tu salario crezca, tienes que concentrarte en eso.

Cabe mencionar que si tienes ventas a crédito es necesario que tengas fondos para invertir y soportar el tiempo que financias a tus clientes, ya que cuando vendes a crédito no recuperas de inmediato el costo de lo vendido, por lo que tendrás que buscar fuentes de financiamiento propias o de terceros para que te ayuden a volver a llenar tu inventario.

En resumen, como administrar un negocio y el dinero que genera tiene que vigilarse cuidadosamente. Tienes que fijar el presupuesto que tienes durante el mes para saber como utilizarlo.

Como administrar un negocio familiar

Bueno ya hablé un poco de las finanzas, pero los negocios tienen algo que es más complicado que el negocio en si, las familias.

Las empresas familiares tienen una complejidad que puede facilitar o volver un desastre el trabajo. Si no hay una armonía dentro de la familia, los días puedes parecer eternos y los problemas sin resolución alguna. Considero que saber como administrar un negocio familiar es para gente con demasiada paciencia, fortaleza e inteligencia, puesto que no hay personas más difíciles de manejar que la misma familia. La planeación estratégica de la empresa familiar tiene bastantes temas, aquí dejo unos consejos para este rubro.

Definir los roles y sus salarios. 

Tener a un hijo sentado y cobrando no aporta nada al negocio, al contrario, es un costo y muy caro. Es importante definir qué actividad estará cada miembro de la familia y cuánto estará ganando. De esta forma cada quien sabrá lo que tiene que hacer y cuál objetivo es el que tiene que lograr.

Mantener los asuntos familiares y de la empresa separados. 

Si estar tiempo dentro de un negocio es cansado, llevarlo a casa sería aún más agotador. Peor si los problemas familiares se llevan al negocio. Claro que es difícil mantener estos asuntos separados, pero lo ideal es esforzarse para mantener la armonía y los tiempos sean dedicados específicamente para cada tema.

Comunicación.

Quizá suene como lo más simple, pero para los que estamos en negocios familiares normalmente no lo es. A veces querer opinar sobre el negocio no es posible porque no tienes la autoridad suficiente o porque los hijos quizá no pongan suficiente atención. Mantener una comunicación activa es vital para evitar problemas que puedan afectar las relaciones.

Realizar el protocolo familiar.

El protocolo familiar es un proceso que termina con la redacción de un documento donde se establecen los acuerdos realizados entre la familia para definir los lineamientos de ellos con la empresa. Desde la propiedad de la empresa, la sucesión, y distintas participaciones que los involucran.

A personas que se me acercan siempre les digo que lo más complicado de como administrar un negocio familiar lo más difícil no es hacer crecer el negocio, sino mantener la armonía dentro de la familia. Aunque hayan crecido dentro de un mismo núcleo, cada cabeza es un mundo y cada miembro tendrá distintas formas de pensar.

Como administrar un negocio no es cosa sencilla. Requiere de distintas habilidades para soportar las altas y bajas que se vayan presentando. Recuerda que un líder y empresario tiene que estar al día constantemente, actualízate en temas empresariales para que día con día vayas mejorando personalmente, y así ese desarrollo personal impulse tu negocio.{:}

Como administrar un negocio pequeño sin morir en el intento
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